Na schemacie poniżej przedstawiono uproszczony schemat funkcjonowania programu klienckiego eOfertowanie.pl.
Pracę rozpoczynamy od zaimportowania danych klientów, usług i towarów, które również można wprowadzić ręcznie w programie.
Dla towarów możliwe jest także zaimportowanie lub wprowadzenie cenników.
Następnie dla towarów oraz usług tworzymy specyfikację opisującą ich cechy i właściwość.
Specyfikacja może również zawierać zdjęcia i tabelki oraz pola z bazy danych.
W tym momencie mamy wszystkie informacje potrzebne dla przygotowania oferty.
Ofertę przygotowujemy poprzez określenie w nagłówku oferty klienta, terminu ważności oraz innych dodatkowych warunków.
Po zapisaniu nagłówka dodajemy kolejne pozycje zawierające towary i usługi.
Przy wyborze towaru system sugeruje cenę z aktualnego cennika oraz podaje dostępną ilość (stany magazynowe można synchronizować z zewnętrznym systemem w firmie).
Możliwe jest podanie upustu procentowego lub kwotowego.
Klikamy na klawisz „Generuj ofertę” i po chwili otrzymujemy odnośnik „Pobierz ofertę”.
Oferta dostępna jest w postaci pliku PDF lub EML.
Może być ona wysłana do klienta za pomocą zdarzenia typu e-mail.
Oferta może być również przekształcona w zamówienie od klienta.
Zamówienie od klienta to pomocniczy dokument, który może być wysłany do klienta zdarzeniem typu e-mail.
Za jej pomocą klient może formalnie zamówić towary lub usługi w naszej firmie.
Zarówno oferta jak i zamówienie mogą być również przekształcone w fakturę PRO-FORMA.
Dokument oferty, zamówienia od klienta oraz fakturę PRO-FORMA mogą być w końcu przekształcone w fakturę VAT.
Faktura VAT może być wydrukowana i wysłana zdarzeniem typu e-mail do klienta.
Przy towarach określany jest dostawca lub producent.
W każdej chwili na pozycjach oferty, zamówienia od klienta lub faktury można podać ilość zamawianego towaru do dostawcy.
Program ma możliwość wydrukowania zamówień do dostawców według podanej ilości.
Opisane wyżej dokumenty mogą być także publikowane na Panelu Internetowym klientowi.
Niektóre dokumenty jak oferta lub zamówienie mogą być też samodzielnie wprowadzane przez klientów za pomocą Panelu Internetowego.
Jeśli zajdzie taka potrzeba dla faktury VAT mogą być przygotowywane faktury korygujące VAT.
Dla Faktur VAT istnieje możliwość zaznaczenia, że faktura została zapłacona (w całości lub w części).
W przypadku nie zapłacenia jej w terminie możliwe jest stworzenie listy dłużników i wezwań do zapłaty.
Dla klientów widoczna jest historia korespondencji z przesłanymi ofertami, zamówieniami i fakturami.
Można również planować nowe zdarzenia takie jak terminy, spotkania, telefony.
W tym przypadku system pokazuje te zdarzenia w terminarzu i w liście nowych zdarzeń do załatwienia. Ta funkcja umożliwia śledzenie kontaktów z klientami.